情報の利活用の手順

まずは目的から

情報の利活用を考える場合、二通りのパターンがあると思います。

一つめは、まず利用目的から考えていくパターン。
二つめは、興味あるいろいろなデータを収集し、いろいろと分析しているうちに発見するパターン。

一つめの「利用目的から考えていくパターン」は、目的に沿った情報を集め、さらに必要なデータをフィルターにかけるため、人材不足や高価な分析ツールをわざわざ調達せずに分析が可能なため、コンパクトに情報を利活用したい中小企業向けと思います。
この場合「ゴール」から考えます。
たとえばお料理で言うと、メニューと材料のような関係です。
カレーを作ると決めた場合、インド風カレーにするかフランス風カレーにするか、また、材料を切り口とするとビーンズカレーにするか、ベジタブルカレーにするか、ビーフカレー、チキンカレー等々いろいろなメニューが浮かんできます。

そのために必要な情報＝材料は、素材に適した必要な香辛料とその配合 × フォンドボーなどのスープの違い × 材料そのものによる違い × 組み合わせ、 になると思います。

二つめの「興味あるいろいろなデータを収集し、いろいろと分析しているうちに発見するパターン」。
これはどちらかというとＢＩＧデータの扱いとしてデータ量も相当多く、専用のソフトや専任の人材も必要になります。

たまに、一つめの「利用目的から考えていくパターン」の分析からも、想定外の発見があったりします。
お料理で言うと、その日の気分で○○を入れたら美味しくなった、といった発見も日常のなかではよくありますよね。

では、これを経営に見立てて考えてみます。

たいていの目的は、
・企業の業績を上げるため、
・よりお客様のニーズにフィットした商品やサービスを提供したいため、
・ひいてはお客様に喜んでいただきたいことが、
一番上にある「ゴール」だと思います。

もう少しブレークダウンして考えますと、
・ 環境変化を捉えた経営課題に早く気付くため、
・ 既知の課題を早期に解決するため、
・ マーケティング観点から お客様も気づいていないニーズやシーズなどを抽出して製品化・サービス化につなげるため、
といったことが目的になっています。

たとえば、ＰＯＳのデータから スーパーマーケットで、赤ちゃんのおむつとビールが一緒によく売れることは有名です。
その理由は、お休みの日にパパが赤ちゃんのおむつを買いに行って、ついでにビールを一緒に買ってくる、 というパターンが多いことを示唆しています。

そうなると、売り場のレイアウトを考える時、おむつの近くにビールを配置しておくと、探す手間が省け、さらに売れる、ということになります。

ネット上でも、Amazonでお買い物をすると、「購入する商品と合わせてこんな商品はいかがですか？」 といったお誘いがあります。
この場合、商品ごとの購買履歴からどれとどれを一緒に買っているか、また他のどのような似た商品と比較して購買に至っているか、そしてカートに入れたままになっていて、なかなか購買に至らない商品について、「お買い忘れはありませんか？」のメールを配信し購買を促したうえ、購買に至らなかった商品の類似や金額の変更情報も活用されています。

購買には関係ありませんが、Facebookでも「この方はお友達ではないですか？」とか、「○○さんはFacebookを使い始めました。お友達を紹介しましょう。」 などといった表示がされます。これも人と人の関係性を、アルゴリズムを使って表しています。


中小企業の場合、ここまでできないよと思われる企業様もいらっしゃるかもしれませんし、すでに手を付けられている企業様もいらっしゃるかもしれません。

中小企業の場合、商圏が限定される場合が多く、自社の取り扱う商品やサービスの購買履歴から、ニーズや個客のためのより深いおもてなしにつなげることができます。生産加工業であれば、たとえば製作履歴の活用から無駄のない原材料の節約が考えられます。
BIGデータとまでいかなくても、自社のデータでも十分いろいろな目的に使えます。
たとえば、売れ筋商品の特定、デッドストック、生産調整、お客様の潜在的要求等もお問い合わせから導き出すことができます。

自社に蓄積されるデータを、上手に利用しない手はありません。
特にそれに特化したアプリケーションを使わずとも、データ量にもよりますがEXCELでもAccessでも十分です。

情報の収集と蓄積について

・どのような目的を満たすために情報を収集するのか、
（経営課題に早く気付くため？　あるいは課題を解決するため？　課題解決の結果確認のため？　お客様の潜在ニーズを取得するため？）

・目的を満たすために必要な情報とはどのような情報なのか、
（莫大な量の情報の中から、本当に必要な情報をモレなく取得する必要がある）

・どこで情報を収集するのか、
（売上情報、ネットやリアルでのアンケート、お客様と従業員の会話？）

・その情報は個人保護法に配慮された情報なのか、
（個人情報保護法やセキュリティに配慮された情報収集の仕組みや取得後のデータの扱いは？）

など、情報の収集も範囲が広く、PCだけでなくタブレットやスマートフォンの普及で、ものすごい量の情報量が流通している中、範囲や目的を定めていないと情報の海に流されてしまいます。

情報の整理について

・どこに視点を置いて整理するのか、
（どの方向や角度から見ていくのか？）

・どの観点から整理していくのか、
（どういった考え方を基準としてみていくのか？）

見る、観る、視る、診る、看る・・・・
まさに五感にあふれている言葉ですが、どういった基準を決めて整理するかということが、正確な判断基準を生む前提条件にもなることからとても大切になってきます。

情報の分析について

情報を分析するためのツールはたくさんありますが、お値段もそれなりです。手軽さ、分析も様々な角度から自動的に行ってくれます。
なるべく本業に投資をしたいとお考えの企業様で、 最も手軽にできるのは使い慣れたEXCELですが、扱う人のスキルと情報の共有にやや難ありです。
Accessもデータベースですので、分析結果をレポートとしてセットしておくと、データを入れておくだけで自動的に結果を得ることができます。 もちろん、EXCELも自働化することができます。

情報の二次加工ついて

情報に付加価値をつけて活用しようと思うと、どうしても生データだけの状態ではなく、二次加工して活用につなげる工程が欠かせません。また結果を社員で共有する場合、選別されていない情報を共有することは現場の混乱も考えられます。

必要のない情報はなるべくそぎ落とし、必要な情報だけを抽出してどのような結果が出るか。わくわくする瞬間です。
ここから、自社の強みや弱みがわかり次のステップの改善につなげることも、新たな付加価値をつけることもできます。

情報の活用ついて

自社の強みや弱みがわかることで、経営課題の解決につなげることもできます。
あるいは、新製品開発や新サービスへつなげたり、既存製品やサービスの価値そのものを見直し改善や新たなビジネスにつなげることもないとは言えません。
活用は、当初の目的に沿って利用するだけです。

そのためには、質の良い適切な分量の情報の取得と蓄積が必要になるわけです。